Trocar de contador é permitido a qualquer momento, não gera taxa no governo e não precisa parar a empresa. O que garante uma troca tranquila é seguir uma ordem: conferir o contrato atual, escolher o novo escritório, combinar quem entrega cada mês e receber toda a documentação. Abaixo está o passo a passo que usamos na IDCONT com empresas de Araçatuba e região.
Sinais de que está na hora de trocar de contador
- Você só tem notícia do contador quando chega a guia para pagar.
- A empresa já pagou multa ou juros por obrigação entregue fora do prazo.
- Ninguém explica por que você paga tanto imposto nem compara os regimes tributários com você.
- As respostas demoram dias e não existe um canal rápido, como o WhatsApp.
- Aparecem erros repetidos na folha de pagamento, nas férias ou nas rescisões.
- A empresa cresceu (mais funcionários, outro regime, filial) e o escritório não acompanhou.
Se dois ou mais itens dessa lista parecem familiares, vale pelo menos uma conversa com outro escritório para comparar.
Passo a passo para trocar de contador
1. Leia o contrato com o escritório atual
Procure três pontos: o prazo de aviso prévio (muitos contratos pedem 30 dias), se existe multa por rescisão e como deve ser feita a comunicação. Isso define a data em que o escritório atual deixa de responder pela sua empresa.
2. Escolha o novo escritório antes de avisar o atual
Converse, peça uma proposta por escrito e entenda o que está incluído na mensalidade. Um bom contador já ajuda você a montar a lista do que pedir ao escritório anterior. Se quiser comparar valores, veja também quanto custa um contador em Araçatuba.
3. Comunique a saída por escrito e combine a competência
Mande um e-mail ou uma carta com a data de encerramento. O ponto mais importante é combinar a competência, ou seja, quem fecha cada mês. Exemplo: o escritório atual entrega tudo até a competência de setembro, e o novo assume a partir de outubro. Assim nenhuma guia, folha ou declaração fica sem dono.
4. Receba a documentação e os acessos
Os documentos e livros pertencem à empresa, não ao escritório. Peça a entrega com uma lista assinada pelas duas partes, que protege você e o contador antigo. Confira se recebeu:
- Contrato social e alterações, cartão CNPJ, inscrições estadual e municipal e alvarás.
- Livros contábeis, balancetes, balanços e os arquivos do SPED já entregues (ECD e ECF).
- Folha de pagamento, eSocial, FGTS, férias, rescisões e fichas dos funcionários.
- Guias pagas, parcelamentos em andamento e débitos pendentes.
- Certidões e eventuais pendências na Receita Federal, na Secretaria da Fazenda e na Prefeitura.
- Senhas e procurações eletrônicas (e-CAC, Simples Nacional, Prefeitura, Posto Fiscal). Depois da troca, revogue as procurações do escritório antigo.
5. Deixe o novo contador fazer um diagnóstico
Com os documentos em mãos, o novo escritório confere pendências, certidões e o regime tributário. É comum encontrar imposto pago a mais, obrigação esquecida ou uma opção de regime mais barata para o seu caso.
Qual é o melhor momento para trocar?
Qualquer mês serve. A virada do ano é a mais simples, porque o balanço é fechado e é a época de rever o regime tributário (a opção pelo Simples Nacional, para empresas já abertas, é feita em janeiro). Mas não vale a pena esperar meses com um serviço ruim: com a competência bem combinada, a troca no meio do ano funciona do mesmo jeito.
Erros comuns na troca de contador
- Sair sem aviso e sem combinar quem entrega o mês em andamento.
- Não pegar senhas, certificado digital e procurações eletrônicas.
- Esquecer parcelamentos e débitos em andamento, que continuam vencendo.
- Escolher o novo escritório só pelo preço, sem ver o que está incluído.
Como a IDCONT cuida da transição
Quando você muda para a IDCONT, a gente pede a documentação ao escritório anterior, organiza tudo e faz um diagnóstico da empresa antes de assumir. Você acompanha cada etapa e fala direto com o contador pelo WhatsApp, ou pessoalmente no escritório em Araçatuba. Conheça os nossos serviços contábeis e os segmentos que atendemos.
Perguntas frequentes
Posso trocar de contador no meio do ano?
Pode. Basta combinar a competência, para que o escritório atual feche os meses dele e o novo assuma a partir do mês seguinte.
Preciso pagar alguma taxa ao governo para trocar?
Não. Os únicos custos possíveis são os previstos no contrato com o escritório atual, como o aviso prévio.
A troca atrasa as guias ou a folha de pagamento?
Não, desde que a competência esteja combinada por escrito. Cada escritório sabe exatamente o que entrega.
Quanto tempo leva a troca?
Em geral, o tempo do aviso prévio do contrato. A passagem dos documentos acontece nesse período.
Quer trocar de contador? Chame a IDCONT no WhatsApp ou veja as formas de contato. O primeiro bate-papo é por nossa conta.